Una previsión de ventas consiste en estimar cuántos productos venderá una empresa en el futuro. Este cálculo estimado se puede realizar con distintas fórmulas, pero la finalidad es obtener una visión de las futuras ventas con el fin de adelantarse a los acontecimientos.
Por la relevancia que tiene para una empresa elaborar un pronóstico de ventas para los próximos meses o el próximo año, en este artículo veremos qué es una previsión de ventas y por qué es importante su realización. También explicamos los pasos a seguir para elaborar una previsión de ventas y otros consejos útiles.
¿Qué es una previsión de ventas?
La previsión de ventas es un método para estimar las ventas futuras de una empresa. Es un elemento fundamental que debe contener el plan de marketing y permite planificar acciones y tomar decisiones que ayuden a conseguir los objetivos. Por tanto, la previsión de las ventas es un proceso que facilita tener una aproximación del número de clientes y de los ingresos por ventas para un periodo determinado de tiempo.
Con una previsión de ventas no se pretender adivinar el futuro, ni tampoco se puede calcular con exactitud las ventas ni lo ingresos. Sin embargo, es un método que ayuda a comprender qué puede pasar en los próximos meses si se cumplen una serie de requisitos.
La información y los datos son piezas claves en el cálculo de una previsión de ventas. Cuánta más información real se utilice del presente y del pasado, más acertada y fiable será la previsión. Si el proceso se realiza de forma rigurosa, será posible valorar la situación financiera, planificar las operaciones necesarias o mostrar a los agentes interesados la salud del negocio.
Importancia de elaborar una previsión de ventas
Realizar cálculos estimados de las ventas, y en consecuencia de los ingresos, facilita a las empresas de cualquier tamaño obtener una visión detallada de las capacidades de la empresa. Además, proporciona grandes ventajas en la gestión de la empresa.
Para comprender por qué es importante realizar una previsión de ventas de forma regular para los meses próximos, se exponen a continuación los beneficios que proporciona:
- Elaboración de documentos financieros. Sabiendo aproximadamente las ventas que puede realizar una empresa, es posible crear otros documentos financieros (cuenta de resultados, balance general, tesorería, etc.). Estos estados financieros son muy útiles para comprender la salud económica de la empresa y presentar esta información a las partes interesadas o auditores de una empresa.
- Estimar los ingresos. Conocer los ingresos que obtuvo el negocio en ejercicios anteriores nos permite calcular el margen de beneficio que tiene la empresa por las ventas efectuadas. Realizar una proyección de las ventas posibles y del margen de beneficio que es posible obtener, permite tener información para tomar decisiones. Por ejemplo, estimar cuántos empleados se pueden contratar, elaborar un presupuesto de marketing o qué productos hay vender para asegurar la rentabilidad de la empresa.
- Estimar los beneficios para un periodo determinado. Dado que los beneficios de una empresa se calculan en términos generales restando a los ingresos los gastos, un pronóstico de las ventas ayuda a estimar los beneficios que se pueden conseguir. Con este dato aproximado, es posible tomar decisiones de inversión o elaborar otros presupuestos acordes con los datos.
- Mejorar los resultados. Si la previsión de ventas indica una disminución de ventas o no se consiguen los resultados previstos en un principio, es posible tomar decisiones con el fin de revertir la situación. Es decir, si no se cumplen el número de ventas previstas, se pueden realizar cambios en las estrategias de marketing y ventas o hacer ajustes en las características o precios de los productos para que sean más competitivos y atractivos para los consumidores
- Gestionar el stock de productos. Si sabemos el número de ventas aproximado que es posible lograr a corto plazo, es más fácil saber el inventario de productos necesario. De esta forma, será viable planificar las cantidades de suministros y productos que debe disponer la empresa, con la consiguiente optimización de recursos como el tiempo y el dinero. Además, es una forma de garantizar la satisfacción de los clientes, minimizar los costes de inventario y evitar despilfarros.
- Obtener financiación. Especialmente si es un nuevo modelo de negocio, las previsiones de ventas son fundamentales para convencer a inversores y encontrar financiación. pero independientemente de esto, la realización de previsiones de ventas ayudaran a determinar las necesidades financieras.
Cómo hacer una previsión de ventas en 5 pasos
En la gestión de empresas el método para elaborar previsiones de ventas puede variar en función del tipo de empresa, tamaño, sector, etc. Con el fin de facilitar su elaboración, a continuación, se detallan los 5 pasos fundamentales para realizar una previsión de ventas.
1.- Datos del histórico de ventas
El primer paso para elaborar una previsión de ventas es recopilar información del histórico de ventas de la empresa. Especialmente interesa conocer el desglose de las ventas por meses o del año de ejercidos anteriores, tipos de productos, líneas de negocios, servicios prestados, etc.
Es importante señalar que se trata de obtener los datos de las ventas finales, es decir, hay que restar las ventas devueltas o canceladas.
2.- Determina el periodo de tiempo
Durante un proceso de previsión de ventas, los plazos de tiempo los elige la empresa según convenga. Pero hay que tener en cuenta que cuanto mayor sea el periodo de tiempo, la previsión será más incierta. Si el periodo de tiempo es más corto, se cometerán menos errores, pero habrá menos posibilidades de acción. En cualquier caso, esta decisión será una competencia del director comercial o de alta directiva de la empresa.
La medición de las ventas efectuadas puede realizarse del último mes, trimestre o año. Una vez determinado el plazo de tiempo, hay que decidir si la previsión de ventas es para un sólo producto, familia de productos o para la empresa en general. También puedes realizar una previsión de ventas para un periodo de tiempo específico (semanas, días…) si el producto es estacional.
Realizar previsiones por categorías de productos, facilita el proceso. Por ejemplo, una empresa de moda para mujer puede realizar una previsión de ventas de abrigos para el inverno, vestidos de verano, etc. Así, se puede ajustar las categorías de productos y el tiempo según la información que se desee obtener.
3.- Elige un método de previsión
Hay diferentes sistemas de previsión de ventas en función del objetivo y el proceso. Por ello, según los objetivos y los cálculos necesarios según el negocio se puede elegir entre los siguientes:
- Previsión intuitiva: este sistema se utiliza en empresas o negocios de nueva creación que no existen datos anteriores o histórico de transacciones. La información para realizar esta previsión se puede obtener de las siguientes fuentes: datos de la competencia que vende productos similares; estimaciones de los representantes; encuestas a clientes potenciales, etc.
- Previsión de ventas con histórico: este método de previsión utiliza los datos de los resultados de ventas en periodos anteriores y la tasa de crecimiento de estas a través del tiempo. La fórmula es: ventas de un periodo X el índice de crecimiento de ventas del periodo elegido. El índice de crecimiento de ventas puedes calcularlo con la siguiente fórmula: ventas del periodo actual – ventas del periodo anterior / ventas del periodo anterior X 100.
- Previsión de enfoque: este método tiene en cuenta factores relativos a cuántos clientes puede llegar a la empresa. La fórmula aplicar será: cantidad estimada de clientes X valor medio de compra de los clientes.
4 .- Cálculo de la previsión de ventas
La forma más sencilla para elaborar una previsión de ventas anual es utilizar los 2 meses anteriores como periodo de tiempo. Este método asume que las ventas son relativamente estables y su cálculo es más fácil de realizar.
El primer paso es calcular las ventas promedio por mes en función de las ventas realizadas hasta el momento o en el periodo anterior. Suma las ventas de cada mes para obtener el total de las ventas de año. Para estimar una previsión de ventas anual utiliza alguna de las siguientes fórmulas:
- Ventas totales hasta el momento / número de meses hasta el momento = Ventas mensuales promedio.
- Ventas mensuales promedio X número de meses que quedan del año = Previsión de ingresos por ventas para el resto del año
- Ingresos totales por ventas hasta el momento + posibles ingresos por ventas para el resto del año = Previsión anual de ventas.
5.- Factores que pueden afectar a las ventas
Aunque una previsión de ventas puede ofrecer información para tomar decisiones empresariales, las ventas reales pueden variar en función de factores externos e internos. Por ello, es mejor estimar a la baja y mantener unos números conservadores.
La estimación de las ventas se puede recalcular cuando sea necesario. Se trata de obtener resultados lo más precisos posibles y de mantener actualizados los datos. Por ello, hay que tener en cuenta una serie de factores que pueden afectar a las ventas. Entre algunos de estos factores que se relacionan con la empresa, el mercado y el contexto, están:
- Cambios en el contexto económico, político y social
- Cambios en los precios de las materias primas.
- Tendencia de la evolución de la empresa, crecimiento o decrecimiento.
- Características del mercado, sector y de las empresas de la competencia.
- Acciones de la competencia.
- Aumenta o disminución del poder adquisitivo de los clientes potenciales.
- Las estrategias de marketing que implemente la empresa y la competencia.
- Cambios internos y decisiones de la dirección.
Hay que tener en cuenta que una previsión de ventas debe caracterizarse por ser realista y, además, debe estar basada en la recopilación de información de meses anteriores. Por ello, es recomendable desarrollar varios escenarios. Por ejemplo, elaborar una previsión de ventas en un escenario optimista y favorable, otra donde las ventas se mantienen y una tercera estimación pesimista donde las ventas son inferiores. De esta forma, será más sencillo elaborar planes de actuación para cada situación y mitigar efectos negativos en la realización de presupuestos o inversiones.
Ejemplos prácticos de previsión de ventas
A continuación, se explican dos ejemplos de cálculo de previsión de ventas.
Ejemplo 1
Raúl es un emprendedor que quiere lanzar un nuevo modelo de negocio de asesoría jurídica por internet. Ha validado el nuevo modelo de negocio durante 3 meses obteniendo unos ingresos de 6.200 €. Necesita hacer una previsión de ventas para el resto del año y tomar decisiones sobre si invertir más recursos en función de las ventas esperadas.
6.200 € ventas / 3 meses =2.066 € de ventas promedio
2.066 € de ventas promedio X 9 meses del resto del año = 18.594 € son lo posibles ingresos para el resto del año (9 meses).
Si sumamos los 2.066 € que ya ha facturado más los 18.594 € que estima vender, se obtiene una cifra de ventas para los 12 meses del año de 20.660 €.
Conociendo Raúl que puede llegar a vender 20.660 € puede realizar un seguimiento de las ventas, identificar avances y errores, y saber cuándo es necesario realizar ajustes en la oferta de productos o servicios.
Ejemplo 2
Una empresa tiene como objetivo vender 440.000 € para el próximo año. Consiguiendo esta cifra logra llegar al punto de equilibrio. Es decir, consigue cubrir los gastos con el margen de las ventas realizadas y comenzaría a percibir beneficios a partir de esa cifra. Las ventas realizadas en los primeros 5 meses del año son 180.000 €. ¿Cuál es la previsión de ventas para los restantes 7 meses?
Las operaciones matemáticas a realizar para conseguir ese dato serían:
180.000 € total de ventas / 5 meses = 36.000 € de ventas promedio.
36.000 € de ventas promedio X 7 meses restantes = 252.000 € es la previsión de ventas para el resto del año.
Si sumamos las ventas actuales que son (180.000 €) más la previsión para el resto del año (252.000 €) obtenemos la cifra estimada de ventas que son 432.000 €.
La cifra de 432.000 € estaría por debajo de la meta de 440.000 € para alcanzar el punto de equilibrio. Como este cálculo se ha elaborado con antelación, el departamento comercial estaría en disposición de realizar un plan de ventas efectivo incluyendo estrategias y acciones que permitan alcanzar o superar la meta establecida.
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