Claves para el control eficaces de las Ventas de una empresa

Claves para controlar tus ventas

El control de ventas es uno de los fundamentos principales de cualquier empresa. Un Director de Gestión Comercial debe por tanto conocer las claves el control de las ventas y los diferentes mecanismos, medidas o sistemas de control para el control de las ventas.

En este artículo te mostraremos cuáles son los elementos principales del área de ventas y toda la información que hay que tener en cuenta para controlar mejor las ventas y llevar un mejor proceso comercial.

Unos conocimientos que también forman parte de nuestro Master Gestión Comercial en Valencia y que pueden ser de gran utilidad para ti si quieres especializarte en este área o eres directivo o profesional en el área comercial.

Qué es el control de ventas: definición

El control de ventas es un conjunto de metodologías y sistemas orientado a analizar, medir y monitorizar el rendimiento de nuestra fuerza de ventas en una empresa.

Las ventas son el elemento principal que permite a la empresa conseguir ingresos, por lo que no podemos dejar al azar los factores que influyen en el crecimiento o decrecimiento de las ventas. La rentabilidad de una empresa, y su sostenimiento a largo plazo, depende de sus ingresos, y los ingresos dependen de las ventas.

Aunque hay factores externos al proceso de ventas que no se pueden controlar, como las circunstancias económicas del mercado en un momento determinado. Podemos también tener cierto control sobre la gestión de la inteligencia emocional como profesionales de las ventas asistiendo a programas formativos en Valencia. Pero sí que podemos hacer, es actuar ante la situación de mejorar los resultados comerciales y para eso es imprescindible aplicar un sistema de control de las ventas que nos permita saber.

  • Cuántas ventas hemos obtenido.
  • El valor económico de las mismas.
  • Cómo influye la estructura y cantidad de nuestra fuerza de ventas en el aumento o disminución de las ventas.
  • Cómo influyen los procesos estandarizados de la gestión comercial a la hora de conseguir un mayor número de ventas.
  • El control de la tesorería, ya que más allá de las ventas, la gestión de pagos e impagos es el elemento que influye al final en nuestra liquidez.
  • Diferentes indicadores de nuestro rendimiento de ventas: ventas por trabajador, ventas por producto/servicio, ventas por período de tiempo, ticket de venta/cliente, etc.

En definitiva, para poder influir sobre las ventas y maximizar la rentabilidad, desde el Departamento Comercial hay que actuar y tomar medidas que permitan un control de ventas eficaz para conseguir los objetivos de negocio.

Las medidas clave para mejorar el control de ventas

Existen diversos métodos de control de ventas, dependiendo del enfoque que queramos darle. Debemos tener en cuenta que los factores que influyen en las ventas son muy diversos y que una subida o bajada de las ventas no siempre depende de un único factor.

Ejemplo. Que las ventas aumenten durante un período de tiempo como Navidad, no necesariamente significa que hayamos aumentado la productividad de la fuerza de ventas, si nos limitamos a compararla con su comportamiento en meses anteriores. Hay factores externos que implican un aumento estacional de las ventas, por lo que tendría más sentido comparar los resultados con los de otros períodos de Navidad en años anteriores y la productividad de la fuerza de ventas durante ese tiempo.

Mecanismos para controlar las ventas

Veamos los diferentes elementos que intervienen en el proceso comercial y los mecanismos de control de las ventas.

Proceso con mecanismos para el control de las Ventas en una empresa

  • Plan de ventas

Se trata de un documento en el que se lleva a cabo una planificación de ventas anual, detallándose las acciones comerciales que se van a llevar a cabo para conseguir unos objetivos previamente definidos. Suele ser el Departamento de Marketing y el Departamento Comercial quienes desarrollan conjuntamente este documento.

Es muy importante saber desarrollar un Plan de ventas para controlar y medir las ventas, por lo que nuestros estudiantes del máster GESCO de la Cámara de Valencia deben elaborar este documento como parte de su proyecto empresarial fin de master.

  • Objetivos

Podemos medir nuestras ventas en función de los objetivos. En el plan de ventas anual, se pueden establecer unos objetivos por mes, por trimestre o por año, de manera que en la medida en la que cumplimos el objetivo mensual, sabemos si estamos tomando las medidas adecuadas para llegar al punto en el que queremos estar.

  • Estructura de la fuerza de ventas

Si hemos medido cuántas ventas puede obtener un comercial o vendedor como media, podemos saber también cuántas ventas puede conseguir nuestra empresa en un período de tiempo. Por supuesto, esto también depende de la productividad de cada trabajador, pero no sólo de esto, sino de la eficacia de los procesos y los estándares de trabajo que hemos establecido.

Si aumentamos el número de trabajadores, estaremos también aumentando las ventas. Sin embargo, antes de llevar a cabo ese proceso hay que perfeccionar al máximo el proceso de ventas. No todo es cuestión del n.º de vendedores que haya, sino de la estructura y el funcionamiento en el trabajo de esos vendedores.

  • Control de pedidos

Las ventas no terminan en el momento en el que el cliente hace el pago de un producto o servicio. También pueden producirse devoluciones de productos, lo que puede reducir nuestras ventas. Una mala gestión del control de pedidos da lugar a que nuestros ingresos disminuyan.

La velocidad a la que somos capaces de gestionar los pedidos influirá también en el n.º de ventas que somos capaces de gestionar en un mismo período de tiempo. Además, la gestión de pedidos afecta también al control de stock y las compras a proveedores, ya que si no se lleva bien se puede producir una ruptura de stock (desabastecimiento) que afecte a las ventas.

  • Control de pagos e impagos

El control de pagos e impagos es otro elemento fundamental que hay que mantener para llevar un buen control de ventas. Si el pago no se produce anteriormente a la venta de un producto o servicio, significa que el cliente cuenta con un plazo para pagar o que tiene el pago domiciliado mediante contrato.

Los impagos son un indicador de que aunque disponemos de un derecho de cobro, éste no se ha efectuado en el tiempo establecido, lo que afecta a nuestras finanzas y a nuestra liquidez. Un alto número de impagos es un indicador de que algo no está funcionando bien en nuestro proceso de ventas.

  • KPIs

Los indicadores de rendimiento o Key Performance Indicators (KPI) son diversos datos que indican la relación entre diferentes variables. Por ejemplo, en una tienda online, algunos indicadores que podrían ayudarnos a medir las ventas son el n.º de pedidos al mes, el n.º de devoluciones, el ticket medio de compra, o la tasa de abandono de carritos de la compra.

Actuando sobre estas variables y buscando las razones por las que se producen, podemos mejorar el proceso comercial para aumentar el n.º de ventas, por ejemplo mediante técnicas de marketing y ventas orientadas a influir en esas variables.

¿Por qué utilizar una herramienta de control de ventas?

El control de las ventas se puede llevar a cabo de muchas maneras. En función del volumen de negocio y del tamaño de la empresa, se pueden utilizar herramientas más o menos complejas, desde un simple Excel hasta un sistema ERP-CRM.

Una micropyme o incluso una PYME pueden llevar perfectamente el control de ventas en Excel. Con una hoja de Excel para control de ventas se puede plantear los objetivos de ventas globales, por período de tiempo o por trabajador, así como llevar el control de pagos e impagos o los indicadores de rendimiento.

El problema es que una plantilla Excel para control de ventas se ha convertido en un método muy largo y poco eficaz, que requiere de numeras acciones manuales. Para facilitar la gestión del control de ventas, hoy día las empresas cuentan con herramientas de gestión de ventas dentro de su software ERP (Enterprise Resource Management), o software de planificación de recursos empresariales.

Con estas herramientas se puedan automatizar muchos procesos, ya que por ejemplo las ventas estarían automáticamente conectadas con el sistema TPV y/o con la tienda online, de manera que las ventas que se produjesen quedarían automáticamente registradas en el software, y dispondríamos de unos KPI (Key Performance Indicators), o indicadores de rendimiento, que podemos configurar como queramos para establecer unos objetivos y medir en tiempo real nuestras ventas.

Ventajas y beneficios del control de ventas

Al ser varios los elementos que hay que controlar para la gestión de ventas, muchas veces se han utilizado herramientas o programas separados para llevar a cabo el control de ventas.

Así, por ejemplo, nos encontrábamos con que las empresas fueron incorporando diferentes programas, en función de los avances de las nuevas tecnologías y las mejoras introducidas por los proveedores de software, o bien ampliando sus soluciones de software a medida.

Son varias las ventajas y beneficios que estas aplicaciones de control de ventas nos permiten conseguir, dependiendo de su enfoque:

  • Controlar el número de ventas: mediante software de gestión de ventas y facturación, podemos controlar el número de ventas por períodos de tiempo, así como el volumen total de las mismas, con datos desglosados.
  • Medir la productividad de los agentes comerciales: a través de programas de gestión de Recursos Humanos y de la productividad, podemos analizar la productividad por empleado y la productividad global de nuestros agentes comerciales.
  • Desarrollar informes de ventas personalizados: a la hora de visualizar los indicadores de rendimiento o llevar a cabo informes personalizados, muchas veces se han realizado de manera manual en función de las necesidades, pero también existen sistemas de cuadro de mando integral
  • Controlar los procesos de trabajo: a través de sistemas de control de la producción y Recursos Humanos, se pueden planificar los turnos de trabajo, períodos de vacaciones, gestionar las ausencias y gestionar el fichaje de los empleados y el control de la trazabilidad del producto en las industrias.
  • Estándares de ventas: la estandarización de las ventas es un elemento clave en la gestión de la fuerza de ventas. Hay que destacar los procedimientos y metodologías que no generan resultados, optimizando y mejorando los que sí permiten conseguir los objetivos, hasta crear una estandarización del proceso que permita maximizar beneficios.

CRM para control de ventas

Con el tiempo y el avance de la digitalización, las soluciones de software han ido integrado cada vez más las diferentes soluciones separadas, de manera que cada vez se trabaja más con software ERP integral y modular, que incluyen elementos de gestión de las diferentes áreas del proceso comercial, así como de las demás áreas de la empresa.

El avance de los sistemas ERP dio lugar a su popularización a través de la nube, convirtiéndose en programas más versátiles y adaptados al nuevo ecosistema empresarial como consecuencia del crecimiento de Internet y el e-commerce. Paralelamente, los software CRM (Custom Relationship Management), para la gestión de las relaciones con los clientes, han cobrado cada vez mayor protagonismo a medida que aumentaban los canales de comunicación con clientes, de tal modo que hoy hay cada vez más soluciones ERP-CRM integradas.

Las aplicaciones de control de ventas CRM, como Sage, Salesforce o HubSpot CRM, permiten un mayor conocimiento del cliente y una mejor estructuración de los mismos en función de la fase del ciclo de venta en el que se encuentran. Este mayor conocimiento del cliente nos permite extraer datos que nos ayuda a optimizar nuestras campañas de marketing para que sean más inteligentes y contribuyan a la mejora de la conversión y la digitalización.

El control de ventas, clave para la gestión comercial

Todo el proceso de gestión comercial requiere del liderazgo y la capacidad de empuje de un Director del departamento de Ventas eficaz. Aumentar nuestros conocimientos sobre las herramientas disponibles para el control de ventas, así como de la gestión comercial en la actualidad, nos permitirá avanzar como profesionales y directivos de empresas para enfocar nuestro trabajo a la hora de conseguir resultados.

La Cámara de Comercio promueve estos conocimientos a través de sus estudios de máster en Dirección de Marketing y Gestión Comercial, de cara a formar a los líderes de ventas del futuro y ayudar a los directivos de ventas de las empresas a adquirir la visión, la estrategia, el modo de pensar y las habilidades que se requieren para lograr objetivos y desarrollar planes de ventas exitosos.

Si quieres recibir más información sobre nuestra formación, te invitamos a contactar con nosotros.